Uno de los errores más comunes a la hora de implantar una solución de optimización de rutas o gestión de flotas es hacerlo sin saber, con claridad, cuánto está costando el sistema actual.
Planificar rutas de forma manual, asumir desvíos como parte del día a día, y depender del conocimiento de una o dos personas clave puede parecer normal. Pero en realidad, todo eso tiene un coste. Y no es bajo.
¿Por qué medir primero?
Antes de pensar en implantar ningún software, necesitas entender qué problema estás resolviendo exactamente. Y cuánto te cuesta no resolverlo.
Cuando cuantificas el coste real de tu planificación manual y de los desvíos constantes, ya tienes una base sólida para:
- Justificar internamente una inversión digital, con argumentos y retorno de inversión claro.
- Priorizar qué procesos automatizar primero, empezando por los que tienen más impacto.
- Identificar fugas operativas que antes se asumían como inevitables.
¿Qué costes deberías calcular?
Estos son algunos costes invisibles pero muy reales que deberías tener en cuenta:
- Horas del personal dedicadas a planificar rutas, replanificar por incidencias o gestionar imprevistos.
- Desvíos innecesarios que generan más kilómetros, más consumo y más horas de conducción.
- Costes por entregas fallidas, retrasos o baja calidad de servicio que impacta en clientes.
- Dependencia de personas clave, que hace que el conocimiento esté “en la cabeza” de unos pocos.
- Tiempo de reacción lento ante imprevistos, lo que genera cuellos de botella o decisiones poco óptimas.
Todo esto puede traducirse, con algo de método, en euros al mes o al año. Y ese número cambia las conversaciones.
¿Cómo ponerle números al problema?
Lo ideal es hacer una estimación básica con datos reales. Aquí un ejemplo sencillo:
- Un responsable de operaciones dedica 2 horas al día a planificar rutas.
- Su coste hora (incluyendo cargas) es de 25 €.
- Eso son 50 € diarios → más de 1.000 € al mes solo en tiempo de planificación.
- Si además se generan desvíos que implican 5 % más de kilómetros al mes en una flota con gasto mensual de combustible de 10.000 €, hablamos de otros 500 €.
Solo con esos dos factores, ya tienes un coste de 1.500 €/mes. Sin contar los retrasos, errores, o dependencia de personas clave.
El cambio empieza con entender el coste de seguir igual
Muchas empresas dudan a la hora de invertir en una solución digital porque no ven claramente lo que están dejando de ganar, o lo que están perdiendo cada mes.
Pero cuando se hace este análisis, el cambio deja de ser una apuesta para convertirse en una decisión informada.
En EcodiFleet, ayudamos precisamente en ese primer paso: cuantificar el impacto económico de la planificación manual y de los desvíos no gestionados. No solo implantamos software, sino que acompañamos a nuestros clientes para que entiendan bien desde dónde parten.
¿Qué puedes hacer hoy?
Si quieres empezar a ponerle cifras a tu operativa actual, puedes hacer un pequeño ejercicio interno:
- Anota cuántas horas dedica cada persona a planificar y ajustar rutas.
- Calcula el coste mensual de ese tiempo (coste hora × horas × días trabajados).
- Estima cuánto podrías estar gastando de más en combustible o tiempos por no tener rutas optimizadas.
- Suma esos dos datos. Ese es tu punto de partida.
No se trata de buscar la cifra exacta al céntimo, sino de tener una estimación fiable sobre la que puedas construir decisiones.
Conclusión
Una de las barreras más comunes que nos encontramos cuando hablamos con responsables de transporte y logística es esta: “Ahora mismo nos apañamos”.
La planificación de rutas manual, con hojas de cálculo o herramientas genéricas, se ha normalizado tanto que ya no se cuestiona su coste real. Pero no medirlo, no significa que no exista. Simplemente, no se está viendo.
¿Por qué cuesta justificar una solución digital?
Porque en muchos casos no se ha hecho el ejercicio más básico: cuantificar el coste de seguir igual.
Sin ese dato sobre la mesa, cualquier propuesta de cambio parece un gasto. Pero cuando se expone el coste real del sistema actual, la conversación cambia completamente. Ahí es cuando una solución digital pasa a ser una inversión con retorno medible.
El "apaño" sale caro
Planificar rutas de forma manual puede parecer más barato a simple vista. Pero en la práctica, implica una serie de costes ocultos que rara vez se registran:
- Horas de personal dedicadas cada día a planificar y reajustar rutas.
- Errores humanos que generan entregas fallidas o rutas ineficientes.
- Uso subóptimo de la flota, con más kilómetros y más consumo.
- Dependencia excesiva de personas clave que concentran el conocimiento.
- Falta de agilidad ante imprevistos o picos de demanda.
Todo eso tiene un precio. Y en muchas empresas, ese precio supera con creces el de una solución digital bien implantada.
¿Qué pasa cuando cuantificas ese coste?
Cuando pones en números el impacto de no cambiar, puedes:
- Justificar una inversión tecnológica con datos concretos y ROI estimado.
- Argumentar mejor ante dirección, socios o inversores, con base objetiva.
- Priorizar qué procesos automatizar primero, empezando por los que tienen mayor retorno.
En EcodiFleet hemos visto cómo empresas que creían que “les funcionaba bien” su sistema manual, cambiaban radicalmente de opinión tras ver su propio coste oculto sobre el papel.
Un ejemplo sencillo
Supongamos lo siguiente:
- Tu equipo dedica 2 horas al día a planificar rutas.
- Ese tiempo equivale a 40 horas al mes por persona.
- Con un coste hora de 20 €, hablamos de 800 €/mes solo en tiempo de planificación.
- Si a eso le sumas ineficiencias de rutas que generan un 5% más de consumo en una flota que gasta 10.000 €/mes, son otros 500 €.
➡ En total: 1.300 €/mes que podrías estar perdiendo sin darte cuenta.
Y eso sin contar los costes indirectos por errores, urgencias, entregas fallidas o baja satisfacción del cliente.
¿Cómo se puede calcular ese coste?
No necesitas un software para empezar. Basta con hacer una estimación sencilla como esta:
- Horas mensuales dedicadas a la planificación × coste hora.
- % estimado de kilómetros extra o tiempos muertos × coste mensual de flota.
- Suma ambos resultados: ese es tu punto de partida.
Este ejercicio te dará una referencia para saber si tiene sentido explorar una herramienta que automatice y optimice tu planificación.
En EcodiFleet te ayudamos a ver el problema con números
Nuestro objetivo no es solo ofrecer un software de optimización de rutas, sino ayudar a que las empresas tomen decisiones informadas. Por eso, antes de implantar nada, te ayudamos a poner cifras reales al coste de tu operativa actual.
Solo cuando ves el coste real de seguir como estás, puedes valorar con objetividad el valor de una solución digital.
Conclusión
Muchas veces no se cambia porque no se ve el problema. Y no se ve, porque no se ha cuantificado.
Medir lo que cuesta tu “apaño” actual es el primer paso para salir de la duda. Te dará claridad, argumentos y foco para decidir si es momento de dar el siguiente paso.
Y si lo es, nosotros estaremos ahí para ayudarte a hacerlo sencillo.