Uno de los errores más comunes en operaciones logísticas es asumir que, si todo se entrega, entonces todo va bien. Pero, ¿y si lo estás logrando con el doble de recursos de los que realmente necesitas? O peor aún: ¿y si estás forzando tanto a la flota que un fallo te deja sin margen de reacción?
Determinar la capacidad real de tu flota frente a la demanda diaria o semanal, requiere metodologia y algo de atención. Y hacerlo va a marcar la diferencia entre una operación eficiente y una que está desperdiciando tiempo, dinero y energía.
¿Por qué es importante hacer esta evaluación?
Si no sabes exactamente cuánto y cómo trabaja tu flota, seguramente estás:
- Desaprovechando vehículos.
- Pagando más de lo necesario por mantener una flota desajustada.
- Gastando más en combustible y mantenimientos.
- Saltándote oportunidades de optimizar tu operativa.
Una evaluación periódica permite ajustar la flota a lo que realmente necesita tu operación.
¿Cómo hacerlo? Una guía paso a paso
1. Registro básico de actividad por vehículo
Durante al menos una semana (idealmente dos), empieza por lo más básico: registrar la actividad de cada vehículo. No hace falta tecnología punta, basta con:
- Hora de inicio y fin de jornada.
- Servicios realizados.
- Km recorridos.
- Paradas y tiempos muertos.
- Carga transportada (si aplica).
Si ya usas un sistema GPS o de control de flota, perfecto. Si no, apóyate en Excel y la ayuda de los conductores.
2. Agrupa y organiza los datos
Con la información agrupa por:
- Vehículo.
- Tipo de servicio (reparto, recogida, urgente, programado…).
Esto te permitirá ver qué vehículos van más al límite y con qué tipo de operaciones. A veces, un único servicio mal planificado puede arrastrar a toda la flota.
3. Define criterios para medir el rendimiento
Estos son algunos indicadores útiles para ver si un vehículo está bien aprovechado o no:
- Horas activas vs. horas parado: el tiempo en el que el vehículo se mueve vs el que pasa parado o esperando.
- Entregas por hora.
- Km vacíos: trayectos sin carga = ineficiencia.
Con estos indicadores, puedes detectar desequilibrios. Por ejemplo, si un camión trabaja 9 horas pero solo hace 3 entregas y recorre 120 km vacíos… algo falla.
4. Herramientas simples para empezar
Para equipos pequeños o medianos, empezar con Excel puede ser suficiente.
O bien puedes usar herramientas completas como ecodiFleet que pueden ayudarte a digitalizar este control sin grandes inversiones iniciales.
¿Y luego qué? Toma decisiones
Una vez que tengas claro qué vehículos están sobrecargados y cuáles están infrautilizados, puedes:
- Reasignar rutas para evitar tiempos muertos.
- Reducir la flota si hay más capacidad de la necesaria.
- Optimizar horarios para reducir tiempo muerto.
- Prever con más precisión cuándo vas a necesitar más vehículos o conductores.
¿Cómo lo hacemos en ecodiFleet?
En ecodiFleet nos enfocamos en optimizar esta operativa. Nuestra herramienta utiliza los mejores algoritmos de la comunidad de investigación operativa para balancear optimalidad y eficacia. Además podrás visualizar el rendimiento de tu flota sin tener que montar tú los análisis.
No es solo saber cuántos vehículos tienes, sino entender cuánta capacidad efectiva tienes y cómo cuadrarla con la demanda real.
Conclusión
Una flota mal dimensionada es un coste oculto. Pero no hace falta un ERP ni un ejército de analistas para empezar a tomar el control.
Con registros, sentido común y una revisión regular puedes ver mucho más de lo que imaginas. Y si además te apoyas en soluciones digitales, el potencial de mejora se multiplica.
¿Cuándo fue la última vez que revisaste si tu flota está trabajando al nivel que debería?