En muchas empresas de transporte, la planificación de rutas se sigue haciendo a mano. Es algo que “siempre se ha hecho así” y que parece que no genera un coste directo... hasta que se analiza con calma.
La realidad es que esta forma de operar tiene un coste oculto que muchas veces no se mide. Y ese coste puede estar afectando de forma importante a la rentabilidad de la empresa.
¿Qué entendemos por planificación manual?
Nos referimos a planificar rutas sin ayuda de un sistema inteligente. Generalmente se basa en la experiencia del responsable de tráfico, hojas de Excel, llamadas de última hora y cierto grado de improvisación.
Esta práctica no solo consume mucho tiempo, sino que también suele generar desvíos innecesarios, kilometraje adicional y mayor gasto en combustible.
La fórmula básica para estimar el coste real
Una manera sencilla de empezar a evaluar el impacto de este modelo es usar esta fórmula:
Coste real =
Tiempo de planificación +
Tiempo perdido en desvíos +
Gasto extra en combustible
Puede parecer simplista, pero ayuda a poner cifras donde antes solo había intuiciones.
¿Cómo recolectar los datos?
Lo ideal es hacer un seguimiento semanal durante al menos 2 o 3 semanas. Esto es lo que deberías medir:
- Horas dedicadas a planificar rutas: cuántas horas semanales emplea la persona encargada.
- Incidencias y desvíos: número de veces que se modificó una ruta o se salió del plan inicial.
- Kilómetros extra recorridos: sobre la ruta prevista.
- Coste/hora del planificador: incluyendo cotizaciones sociales, etc.
¿Y luego qué?
Con esos datos puedes estimar el coste semanal y anual de tu modelo actual. El siguiente paso es compararlo con un escenario optimizado:
- ¿Cuánto tiempo se podría ahorrar automatizando la planificación?
- ¿Cuántos desvíos se evitarían con rutas más inteligentes?
- ¿Cuánto se reduciría el consumo de combustible con mejores trayectos?
¿Y si el problema no es el software, sino la falta de datos?
Antes de tomar decisiones tecnológicas, es clave entender el punto de partida. En EcodiFleet nos encontramos con empresas que todavía no tienen claro cuánto cuesta seguir como están. Por eso, nuestro enfoque empieza muchas veces por ahí: ayudar a cuantificar.
Medir es el primer paso hacia una mejora real. Porque lo que no se mide, no se puede optimizar.
¿Te animas a hacer las cuentas?
Si aún no lo has hecho, este ejercicio puede abrir los ojos a una realidad que muchas veces se pasa por alto.